Phương thức cải thiện năng suất làm việc tại Doanh nghiệp
Một ngày làm việc thực tế tại văn phòng là 8h đồng hồ. Nhà quản lý thường phải cân nhắc cách quản lý doanh nghiệp của mình như thế nào để có khai thác được tối đa năng lực của nhân viên trong 8h làm việc đó sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Đây là một bài toán khá khó nhưng nếu lên được phương thức quản lý đúng đắn thì hoàn toàn có thể kiểm soát được chất lượng làm việc của nhân viên.Vậy phương thức đó là gì? Trong bài này tôi xin chia sẻ một số cách thức giúp bạn có thể cải thiện công tác quản lý nhân viên:
1. Cần quy định thời gian lướt web tại văn phòng
Một thực tế phải thừa nhận rằng, các trang mạng xã hội như facebook, Google Plus, twitter,.. đã quá phổ biến, người người, nhà nhà đều có tài khoản vào truy cập và trao đổi thông tin. Trong giờ làm việc, tình trạng truy cập internet thường xuyên xảy ra, việc này sẽ ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ công việc của nhân viên nói riêng và của toàn công ty nói chung và sẽ xảy ra tình huống: D o thời gian lướt web lấn chiếm vào thời gian làm việc nên công việc của nhân viên không hoàn thành được như kế hoạch, hoặc có hoàn thành thì làm theo kiểu chống đối không đạt chất lượng tốt
Vậy bạn là nhà quản lý bạn cần phải có phương pháp để quản lý việc nhân viên cấp dưới của mình vào internet như thế nào để cho công việc của nhân viên vừa hoàn thành tốt mà họ cũng không thấy bị nặng nề trong khâu quản lý?
Đối với các bộ phận thiên về kỹ thuật, nghiệp vụ: Bạn có thể quy định khung thời gian có thể lướt web tại văn phòng công ty. Hãy xác định cho nhân viên khoảng thời gian nào có thể lướt web, và khoảng thời gian nào thì nên tập trung vào công việc một cách tối đa.
Đối với các bộ phân như hành chính, marketing, kinh doanh: là các bộ phận thường phải cần dùng internet trong xử lý công việc. Việc của nhà quản lý làm sao để có thể khai thác được cách thức họ sử dụng internet trong công việc đạt hiệu quả cao nhất. Thay vì quy định thời gian cụ thể sử dụng internet như các bộ phận kỹ thuật, đối với các bộ phận này bạn nên tạo ra cách thức trong làm việc của họ để làm marketing truyền thông cho sản phẩm, cho công ty của bạn sao cho hiệu quả nhất. Nhân viên của bạn biết khai thác kênh truyền thông về mạng xã hội sẽ tạo nên kết quả rất tuyệt vời.
2. Đo lường được kết quả công việc thay vì chỉ quản lý thời gian làm việc
Kết quả cuối cùng bạn muốn thu được từ nhân viên của mình là kết quả làm việc của họ như thế nào? Họ đã thực sự làm hết năng lực của mình hay chưa? Vì vậy thay vì việc quan tâm họ đã làm hết 8h đồng hồ hay chưa? Họ đã làm được những việc gì trong list công việc rồi? Thì bạn nên tập trung đặt câu hỏi vào năng suất làm việc thực tế họ làm đã làm được trong ngày. Quan trọng bạn phải xây dựng được bảng đo lường kết quả công việc cho từng nhân viên, từng bộ phận để dựa vào đó đánh giá. Còn việc họ đã dùng khoảng thời gian như thế nào để đặt được kết quả vậy có thể bạn chưa cần quan tâm lắm. Trừ phi có gì bất thường trong công việc thì yếu tố thời gian sẽ được xem xét thêm để đánh giá. Tạo dựng được cách quản lý công việc như vậy bạn sẽ tạo ra được môi trường làm việc thoải mái và chủ động cho nhân viên. Khi họ thật sự thấy thoải mái, họ có thể tạo ra những kết quả bất ngờ cho công việc mình đang thực hiện đấy.
3. Hãy xây dựng các mức độ ưu tiên trong danh sách công việc
Dù bạn là nhà quản lý hay là nhân viên, nếu bạn không tự xây dựng được các mức độ ưu tiên xử lý công việc thì lúc nào bạn cũng quay cuồng trong công việc và không biết được lúc nào mình sẽ có thể hoàn thành được kế hoạch đã đề ra. Bạn sẽ không có đủ thời gian dành cho cuộc sống cá nhân vì thấy có quá nhiều việc cần phải xử lý.
Công việc cần làm của bạn khi bắt đầu vào mỗi buổi sáng đến công ty là chia thành các nhóm công việc theo đối tượng ưu tiên xử lý như vậy bạn sẽ biếtđược việc nào cần ưu tiên xử lý trước, việc nào không quan trọng thì sẽ cho vào xử lý sau.
4. Sử dụng phần mềm Quản lý công việc
Ứng dụng phần mềm quản lý công việc sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, vừa nâng cao hiệu suất làm việc lại tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí khi xử lý công việc. Phần mềm Điều hành công việc trực tuyến iBom.O là một phần mềm như vậy. Qua phần mềm iBom.O người quản lý có thể dễ dàng bao quát được công việc của tất cả các phòng ban, liên kết công việc và dữ liệu của các phòng ban, dự án, từ đó sẽ tổng hợp, phân tích, đánh giá để hỗ trợ ra quyết định chính xác, nhanh chóng. Ngoài ra nhờ có phần mềm iBom.O mà nhân viên ở các phòng ban trực thuộc có thể tự kiểm soát công việc của mình và trao đôi công việc với những người liên quan một cách thuận tiện nhất, tạo nên tính kết nối và liên kết chặt chẽ giữa các cấp quản lý trong doanh nghiệp.
5. Có những kỳ nghỉ ngắn cho toàn công ty
Việc quản lý công việc của nhân viên là cần thiết cho sự phát triển của công ty. Và hơn hết nhà quản lý cần hiểu rằng chính nhân viên là tài sản quý giá nhất để thúc đẩy công ty phát triển. Vì vậy, họ cũng cần người quản lý của mình tâm lý, dành thời gian và tạo môi trường cho nhân viên được thư giãn, xả stress trong công việc. Có nhiều phương pháp nhanh và ngắn để giảm stress ngay tức khắc nhưng nó chỉ đảm bảo trong thời gian ngắn thôi. Việc nhân viên của bạn cảm thấy mệt mỏi và họ cần có khoảng thời gian để nghỉ ngơi, đi du lịch để có thể lấy lại cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Chính vì vậy, trong năm bạn nên tạo ra một vài kỳ nghỉ ngắn hạn cho nhân viên của mình. Thông qua các kỳ nghỉ này, nhân viên của bạn sẽ vừa được nghỉ ngơi vừa có thể tái tạo lại tinh thần làm việc nhiệt huyết sáng tạo mới cho bản thân. Những kỳ nghỉ ngắn đã được chứng mình có khả năng kích thích tinh thần sáng tạo và hiệu suất làm việc của bộ não. Ngoài ra nó cũng giúp cho tinh thần làm việc nhóm, tinh thần tập thể của công ty được cải thiện đáng kể.
Bạn hãy thử nghiệm các phương thức trên, tôi tin rằng nó sẽ giúp bạn cải thiện năng suất làm việc của nhân viên cũng như toàn công ty theo hướng tích cực, không ngờ.
