Quản lý công việc hiệu quả

Bất kể bạn làm nghề gì hoặc làm nghề gì, tất cả chúng ta đều muốn học cách làm việc hiệu quả và đạt được các mục tiêu nghề nghiệp của mình. Dưới đây là 6 cách để trở nên hiệu quả hơn trong công việc.

1.    Cắt danh sách công việc của bạn

Đừng khiến bản thân choáng ngợp với một danh sách nhiệm vụ khổng lồ! Hãy đặt cho mình từ 3 đến 5 mục quan trọng mà bạn cần hoàn thành trong một ngày và tập trung vào những mục đó. Nếu bạn hoàn thành chúng sớm, bạn luôn có thể thêm một vài thứ nữa vào danh sách của mình, nhưng giữ cho nó có thể quản lý được sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả - thay vì chỉ khiến bạn bận rộn.

2.    Sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến

Những người làm việc hiệu quả có sẵn các hệ thống để giúp họ tìm thấy thông tin chính xác mà họ cần, ngay khi họ cần. Một hệ thống đơn giản như phần mềm quản lý công việc IBOM.O giảm bớt gánh nặng khi phải lên kế hoạch và kiểm soát tiến độ công việc. 

3.    Giải quyết các công việc quan trọng nhất của bạn trước tiên

Động lực và sự sáng tạo của bạn đang ở mức cao độ vào buổi sáng, Vì vậy, thay vì bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra email (điều này có thể nhanh chóng làm lệch kế hoạch của bạn, vì những gì bạn dự định hoàn thành bị đẩy lùi hoặc bị mất giữa các yêu cầu gửi đến), hãy đợi vài giờ để kiểm tra hộp thư đến của bạn và làm việc cho một dự án quan trọng hơn trong khi năng lượng tinh thần của bạn vẫn còn cao.

4.    Lên kế hoạch vào tối nay ngày mai

Mặc dù bạn không nên thức đêm bận rộn với tất cả công việc đang chờ đợi bạn vào ngày mai, nhưng việc tạo ra một danh sách ngắn những việc cần làm đơn giản vào ban đêm có thể giúp bạn bắt đầu chạy vào buổi sáng, thiết lập động lực làm việc sẽ giúp bạn vượt qua phần còn lại trong ngày. 

5.    Thay đổi lời tự nói của bạn

Thay vì nói "Hôm nay tôi có quá nhiều việc phải làm!" và "Hiện tại tôi rất căng thẳng!" thì hãy nói “Đây là hai điều tôi cần tập trung vào ngày hôm nay.” Một sự thay đổi quan điểm đơn giản có thể làm nên điều kỳ diệu cho động lực và mức năng lượng của bạn.

6.    Giao tiếp và làm rõ

Mặc dù không phải tất cả mọi thứ bạn làm tại nơi làm việc đều có thể là một dự án đam mê, nhưng với một chút sáng tạo, ngay cả những nhiệm vụ tẻ nhạt cũng có thể là niềm vui hoặc thử thách. Lần tới khi bạn phải tạo bảng thời gian hoặc báo cáo chi phí, hãy tự tính thời gian và xem liệu bạn có thể vượt qua điểm số cao của cá nhân mình hay không. Cố gắng hết sức để học điều gì đó mới mỗi ngày hoặc thúc đẩy bản thân thử điều gì đó mà bạn chưa từng có trước đây.

2. Thiết kế không gian làm việc thoải mái

Không gian làm việc gọn gàng, thoáng đãng có thể cải thiện khả năng tập trung cũng như tinh thần sáng tạo. Bạn nên kê bàn làm việc gần cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên và hít thở khí trời. Bên cạnh đó, những nhành hoa rực rỡ, vài chậu cây xinh xắn hay một ít nến thơm sẽ truyền thêm năng lượng tích cực cho một ngày mới tràn đầy cảm hứng. Ngoài ra, chúng ta cũng cần thường xuyên dọn dẹp góc làm việc của mình. Bởi một không gian hỗn loạn, bừa bộn sẽ dễ khiến bạn phân tâm.

3    Khám phá các ứng dụng năng suất 

Tận dụng lợi thế của việc áp dụng các giải pháp quản lý công việc được thiết kế để giúp mọi người tăng năng suất. Những ứng dụng này không chỉ giúp bạn theo dõi các dự án, hoàn thành đúng thời hạn mà còn giúp bạn có thể kết nối giữa các thành viên trong công ty một cách tối ưu. 

4. Giải lao hợp lý

Tuy làm việc tại nhà nhưng chúng ta luôn cần những giờ giải lao thoải mái. Thay vì tranh thủ đọc tin tức về tình hình bất ổn của thế giới trong đại dịch, bạn có thể đứng dậy đi dạo quanh nhà hay uống nước và ăn nhẹ.

5. Điều chỉnh thói quen làm việc tại nhà

Chúng ta cần thường xuyên theo dõi tiến độ công việc để chủ động điều chỉnh thói quen làm việc tại nhà sao cho phù hợp nhất. Sau khi đã áp dụng các gợi ý trên, nếu vẫn chưa thể làm chủ được quỹ thời gian của mình, bạn nên rà soát lại thời gian biểu và căn chỉnh những khoảng thời gian xen kẽ trong ngày một cách hợp lý hơn.

6. Chăm sóc bản thân

Muốn quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta cần có cơ thể khỏe mạnh và tinh thần minh mẫn. Hơn nữa, mỗi người phải thực sự khỏe khoắn, dẻo dai thì mới ứng phó lâu dài được với đại dịch này. Do đó, hãy luôn nuôi dưỡng cảm xúc tích cực và chăm sóc bản thân bằng cách:
•    Hít thở sâu
•    Ngủ đủ giấc
•    Ăn uống điều độ
•    Tập thể dục thường xuyên
•    Làm những điều bạn yêu

Trong thời kỳ đại dịch, các chương trình xây dựng năng lực quan trọng hơn bao giờ hết. Một chương trình được thiết kế tốt và tập trung có thể giúp các công ty đạt được sự chuyển đổi, tăng trưởng và các mục tiêu chiến lược khác.

Cuộc khủng hoảng COVID-19 đã định hình lại cách thức thực hiện công việc, nhu cầu của một thế giới đang thay đổi nhanh chóng đã phát triển và tăng tốc. Các tổ chức có thể đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách đảm bảo rằng cả lãnh đạo và nhân viên không chỉ có được các kỹ năng và kiến thức mới mà phát triển các hành vi và tư duy mới là thứ mà các doanh nghiệp cần hơn bao giờ hết. Cùng phân tích những hiểu biết sâu sắc về cách thức phát triển các nhóm tương tác và kỹ năng của các nhà lãnh đạo hiệu quả trong tương lai là yêu cầu đòi hỏi các doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng năng lực cho nhân viên của mình tại thời điểm hiện tại.

Vậy đâu là mô hình làm việc trực tuyến hiệu quả cho nhân viên

1.  Liệu làm việc trực tuyến có thể hiệu quả như làm việc trực tiếp. Một số mẹo để xây dựng phương pháp làm việc trực tuyến? Làm thế nào để doanh nghiệp có thể thiết kế các chương trình này theo cách khiến nhân viên cảm thấy được kết nối?

• Tạo tài nguyên hỗ trợ trực tuyến.

Khi nhân viên làm việc với hình thức trực tuyến chưa hoàn thành được mục tiêu công việc đề ra, doanh nghiệp có thể xem xét lại vấn đề tạo tài nguyên hỗ trợ trực tuyến. Phương pháp này tỏ ra vô cùng hiệu quả cho các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ kiến thức chuyên môn và hỗ trợ các nhân viên trong nhóm có thể bắt kịp tốc độ và hoàn thành công việc với năng suất cao hơn.

Ví dụ doanh nghiệp có thể sử dụng tủ hồ sơ trực tuyến của nền tảng số IBOM. Tại đây doanh nghiệp có thể lưu trữ, cập nhật và chia sẻ các văn bản, tài liệu trực tuyến vô cùng thú vị. Tại đó doanh nghiệp có thể phân cấp, phân quyền và chia sẻ thông tin một cách linh động theo cách hàng ngày vận hành làm việc thực tế tại văn phòng.

• Dựa vào công nghệ.

Thay vì cảm thấy đáng tiếc vì sử dụng phương pháp phải làm việc từ xa, các công ty nên nắm bắt và ứng dụng sớm phần mềm quản lý công việc. Từ đó sẽ giúp nhân viên quen với môi trường làm việc số hóa và dần tạo nên sự hào hứng thú với làm việc trực tuyến bằng cách giúp nhân viên hiểu đầy đủ về các lợi ích của môi trường cộng tác trực tuyến sẽ đem lại. Đặc biệt doanh nghiệp nên nhấn mạnh về sự bảo vệ an toàn sức khỏe cho chính nhân viên, gia đình và cả cộng đồng xã hội. Chắc chắn tất cả cả thành viên trong công ty đều thấy rõ được trách nhiệm phải tham gia vào môi trường số hóa doanh nghiệp là điều tất yếu và phá vỡ mọi rào cản về phía nhân viên tham gia vào môi trường cộng tác trực tuyến mà nhiều doanh nghiệp đã gặp phải.

• Thu hẹp khoảng cách.

Với phương thức làm việc trực tuyến sẽ thu hẹp khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên. Lãnh đạo cao cấp có thể nói chuyện trực tuyến với nhân viên nhiều hơn và thậm chí có thể tham gia vào một số hoạt động của doanh nghiệp, phòng ban, nhóm dễ dàng hơn.

Ngay cả trong thời kỳ hỗn loạn nhất, các dự án có nghĩa là mang lại kết quả có ý nghĩa cho doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng phải đi đúng hướng. Bất ổn có thể đến dưới nhiều hình thức khác nhau. Đại dịch coronavirus đã thay đổi hoàn toàn và nhanh chóng cách chúng ta vận hành. Dường như chỉ sau một đêm, mô hình kinh doanh đã thay đổi đáng kể.

Tác động từ COVID-19 đã nhanh chóng và, trong nhiều trường hợp, trở nên nguy kịch. Mặc dù vậy, các dự án phải đi đúng hướng. Bạn có thể làm gì để giữ cho các dự án đi đúng hướng?

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy các phương pháp lãnh đạo hay để giúp bạn có thể thích nghi với công tac quản lý dự án thời kỳ làm việc online.

1. Tìm hiểu các thành viên trong nhóm của bạn để xây dựng mối quan hệ

Cách tốt nhất để thu phục một người là xây dựng các mối quan hệ chân thành. Và điểm mấu chốt là tìm ra ít nhất một điều mà bạn thích ở người đó. Nếu bạn không biết một thành viên trong nhóm - bạn không thể ảnh hưởng đến họ. Bạn không biết người này đánh giá cao điều gì nhất. Do đó, bạn không thể tập trung nỗ lực tạo động lực cho họ. Bạn cần phải đi xa hơn để tìm hiểu và thích một người ở một môi trường xa xôi. Bạn sẽ có cơ hội học được điều gì đó mới mẻ về người ấy. Tìm cơ hội để nói “tôi cũng có cùng sở thích như vậy” để xây dựng kết nối. Tất cả những điều này giúp bạn tìm thấy một điều để thực sự thích một người và do đó, xây dựng ảnh hưởng đối với họ.

2. Tạo tài nguyên giới thiệu trực tuyến

Hãy thử tưởng tượng, một nhân viên mới vào đang ở một mình trong văn phòng tại nhà của mình, họ cần phải viết email cho những người hoàn toàn xa lạ. Họ cần tự mình yêu cầu trợ giúp, do đó, họ không muốn tạo ấn tượng xấu ban đầu khiến người quản lý mất hứng thú trong nhiều tuần.
Giải pháp tháo gỡ khó khăn đó là bạn nên xây dựng sự trải nghiệm tham gia từ xa, việc này giúp tiết kiệm chi phí hơn nhiều để giúp thành viên mới cùng các thành viên trong nhóm bắt kịp tốc độ. Đặc biệt với cách làm này có thể yêu cầu các thành viên khác trong nhóm cùng tham gia xây dựng và chia sẻ kiến thức cho các thành viên khác.

3. Chia sẻ kiến thức chuyên môn của bạn với nhóm.

Tại sao chia sẻ chuyên môn lại có tác dụng đối với các mối quan hệ lãnh đạo? Bạn không quản lý công việc của họ. Bạn giúp họ làm công việc của họ với ít căng thẳng hơn. Quyền lực của chuyên gia là con đường ngắn nhất để trở thành nhà lãnh đạo. Khi một người coi bạn là chuyên gia trong giao dịch của bạn, có nhiều khả năng họ sẽ theo dõi bạn. Đó thực sự là lý do tại sao lãnh đạo bằng gương là một trong những cách tiếp cận hiệu quả nhất trong lãnh đạo.

4. Quản lý hiệu suất công việc từ xa

Không phải tất cả các nhà quản lý và lãnh đạo dự án đều có quyền trực tiếp tăng lương hoặc thăng chức. Thông thường, có cả một quá trình đằng sau việc đánh giá hiệu suất. Bạn cần nhận được sự chấp thuận và đăng ký từ người quản lý của mình. Bạn cần tìm hiểu quy trình đánh giá hiệu suất trong và ngoài,.. Các công đoạn đánh giá hiệu suất là việc cần làm tuy nhiên nếu không có công cụ hỗ trợ sẽ trở nên khá phức tạp và mất nhiều thời gian đánh giá. 

Lúc này hãy sử dụng ngay Phần mềm quản lý công việc hiệu quả - IBOM.OS 

Đây là công cụ tuyêt vời giúp bạn có thể:

• Quản lý kế hoạch và công việc dự án hiệu quả.
•  Theo dõi tiến độ và nguồn lực thực hiện dự án.
•  Phân tích giảm sát tải công việc của nhân viên.
•  Đánh giá tự động hiệu quả công việc của nhân viên.
•  Quy định về tiêu chuẩn năng lực và đánh giá năng lực của nhân sự.
•  Minh bạch quá trình đánh giá và tiết kiệm thời gian, chi phí
  

 Đăng ký dùng thử phần mềm IBOM.O

5. Cắt giảm phiền nhiễu để có lợi cho quyền sở hữu

Bạn không thể giám sát mọi người làm việc từ xa như khi bạn có thể ở văn phòng. Tuy nhiên, theo mặc định, tôi không cho rằng họ cố gắng làm việc ít hơn vì tôi không thể nhìn thấy nó.

Nếu họ không thực hiện, vấn đề là do thiếu quyền sở hữu.

Nhưng đó không phải là tất cả…

Quyền sở hữu thuộc về lãnh đạo và quản lý dự án. Điều này có nghĩa là bạn cần giải quyết cả hai: quy trình và cách bạn quản lý con người.

Là giám đốc dự án giỏi, chúng ta đánh giá và giám sát rủi ro trong suốt vòng đời dự án. Mặc dù vậy, rất ít người dự đoán được tác động của COVID-19. Nó đang tác động đến các doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng của chúng ta theo những cách chưa có tiền lệ. Điều này làm cho việc chuyển giao các dự án của bạn trở nên khó khăn. Sử dụng 05 hành động này để giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng và mang lại lợi ích cho tổ chức, mọi người và khách hàng của bạn.

Với việc quản lý công việc thủ công, chúng ta phải giải quyết vô vàn những công việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách, quản lý tài liệu, đặc biệt là gặp khó khăn trong việc quản trị con người. Quản lý công việc thủ công bằng phương pháp kiểm soát trực tiếp bằng cách áp đặt những mục tiêu công việc cho nhân viên, quản lý và theo dõi sát sao, tác động đến cảm xúc và thiếu thoải mái cho nhân viên. Người quản lý cũng mất nhiều thời gian và công sức cho việc quản lý đó. Cách quản lý này không tuân theo bất kỳ phương pháp hoặc phương pháp cố định nào mà hoàn toàn phụ thuộc vào sự hiểu biết và định hướng của nhà lãnh đạo.

Trái lại, Quản lý công việc bằng việc số hóa dữ liệu lên trên phần mềm quản lý công việc hiệu quả giúp thực thi các mục tiêu, nhiệm cụ công việc trên phần mềm, tạo ra sự chủ động và thoải mái giữa hai bên. Nhân viên thích thú với công việc hơn và tạo ra năng suất cao hơn.

Ứng dụng phần mềm quản lý công việc giúp vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp, hiện đại và khoa học. Các công cụ quản lý tự động hóa là được thiết lập sẵn, nhân viên được nhận những công việc do quản lý giao hoặc tự lập ra mục tiêu công việc để nhà quản trị xét duyệt, thực thi và báo cáo.

Phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ bạn 

• Lập kế hoạch giao việc nhanh chóng

• Thực thi và báo cáo công việc dễ dàng

• Kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả

• Đánh giá năng suất hiệu quả làm việc chính xác

• Quản lý việc phân bổ thời gian cho công việc hợp lý

• Cảnh báo nhắc việc trao đổi công việc trực quan

• Công cụ hỗ trợ tối ưu 24/24

Sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, tránh được những sai sót không đáng có. Bạn có nhu cầu tìm hiểu ứng dụng phần mềm quản lý công việc, hay tìm hiểu ngay phần mềm quản lý công việc IBOM.O bằng cách ĐĂNG KÝ nhé.

Dưới đây là 7 dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý của bạn đang gặp phải các vấn đề nghiêm trọng:

 1. Tỷ lệ nhân viên chán nản công việc hoặc nghỉ việc cao

 Có 4 lý do chính khiến năng suất làm việc của nhân viên suy giảm:

• Thiếu sự công nhận từ cấp trên và đồng nghiệp

• Thiếu định hướng đúng đắn để phát triển sự nghiệp

• Thiếu kỹ năng phát triển cá nhân

• Thiếu những những góp ý mang tính xây dựng

2. Quy trình nghiệp vụ hoàn hảo nhưng không triển khai hiệu quả

 Ban quản trị cấp cao đã nỗ lực rất nhiều để hình dung ra được các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh cho doanh nghiệp: từ quy trình thiết kế một mẫu quảng cáo, quy trình ban hành một văn bản mới, quy trình onboarding nhân viên mới, quy trình thủ tục nghỉ việc cho nhân viên,... Tuy nhiên, liệu nó có được triển khai đúng như cách ban quản trị tưởng tượng hay không?

Hiện có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc IBOM.O nhằm ứng dụng được toàn bộ quy trình quản lý thự tế lên trên phần mềm và số hóa mọi dữ liệu, đảm bảo:

• Quản lý mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp

• Phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban có liên quan

• Chuẩn hoá và tối ưu luồng trao đổi dữ liệu

• Dễ dàng thiết lập mọi loại quy trình

3. Không rõ ai là người chịu trách nhiệm

 Liệu nhân viên của bạn có biết ai là người đang chịu trách nhiệm quản lý hiệu quả công việc của họ không? Đó là bộ phận nhân sự, cấp trên, đồng nghiệp, hay chính bản thân họ? Thường thì chỉ có các cấp quản lý mới chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc, tuy nhiên phương thức truyền thống đó thường dẫn tới các quyết định chủ quan và lệch lạc.

4. Nhân viên thường xuyên không đạt KPI

 Trong trường hợp nhân viên liên tục không đạt chỉ tiêu đề ra, điều đó không đồng nghĩa với điểm đánh giá năng lực của họ mặc định ở mức yếu kém. Bởi cũng có thể là do quy trình thiết lập KPI chưa hiệu quả: Nhân viên không hiểu chính xác kỳ vọng của cấp trên - cấp trên không đánh giá đúng năng lực của nhân viên, từ đó gây ra chênh lệch giữa mục tiêu và kết quả thực tế.

5. Các phản hồi chủ quan, sai lệch

 Nếu quá trình xác định mục tiêu không tốt thì rất dễ đặt ra các mục tiêu không thể đo lường được. Trong trường hợp này, bạn và các quản lý cấp trung đều khó đưa ra được các đánh giá hiệu suất chính xác. Do đó, những phản hồi dành cho nhân viên không những không mang tính xây dựng, mà còn có thể đậm tính chủ quan và có sự sai lệch nghiêm trọng.

6. Nhà quản lý ngại thay đổi

 Quản trị hiệu suất không đơn thuần chỉ là làm đầy đủ các đầu việc được giao. Tuy nhiên một số nhà quản lý không muốn thẳng thắn đối diện với các vấn đề nảy sinh trong phạm vi do mình quản lý. Mặc dù nhân viên hay chính họ còn nhiều thiếu sót so với kỳ vọng nhưng họ vẫn chỉ tặc lưỡi cho qua, một mực nhanh chóng thực hiện cho xong quy trình.

Nếu muốn sở hữu một quy trình quản lý hiệu quả, đừng ngại đập tan những lỗi sai và xây lại bằng sự đúng đắn nhất.

7. Thiếu động lực phát triển cá nhân

 Một trong những điểm quan trọng của quy trình quản lý hiệu quả là hỗ trợ nhân viên phát triển bản thân. Việc nhân viên phát triển con đường nghề nghiệp cũng thiết yếu như việc công ty tiến gần hơn tới tầm nhìn trong tương lai.

Nếu nhân viên cảm thấy làm việc tại công ty khiến họ trì trệ đi, họ sẽ tìm kiếm các cơ hội tốt hơn. Chắc hẳn bạn không hề muốn đánh mất những cá nhân tài giỏi đó. Bởi vậy, hãy đề cao việc đảm bảo nhân viên luôn được phát triển và trau dồi bản thân như một trách nhiệm của nhà lãnh đạo.

Một quy trình quản lý hiệu suất kém hiệu quả có thể gây ra nhiều thiệt hại to lớn tới doanh nghiệp. Do đó, cả nhà lãnh đạo và các cấp quản lý cần thường xuyên để ý tới những 7 dấu hiệu sai lầm trên tại nơi làm việc để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa.

IBOM.O là phần mềm quản lý công việc 4.0 hàng đầu Việt Nam, được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực khác nhau. Hãy sử dụng IBOM.O để có thể số hóa mọi quy trình quản lý công việc tại doanh nghiệp.

Để nhận tư vấn và hỗ trợ demo giải pháp quản trị hiệu quả này, ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY.

Xin được giới thiệu tới các bạn Phần mềm quản lý công việc IBOM.O trên phiên bản di động. IBOM.O phiên bản mobile giúp cho các thành viên trong doanh nghiệp tăng khả năng tương tác, dễ dùng và rất thuận tiện để xử lý công việc vì chiếc điện thoại thông minh, nhỏ gọn lúc nào cũng sẵn sàng để tiếp nhận và xử lý công việc nhanh chóng, tức thời.

Đặc biệt với các doanh nghiệp có đặc thù các cá nhân, nhân viên thường xuyên phải đi công tác, thì việc ứng dụng quản lý công việc trên mobile của IBOM.O tỏ ra vô cùng thuận tiện.

Với IBOM.O bạn luôn có thể:

1. Hỗ trợ cá nhân quản lý công việc và văn bản

• Tiếp nhận công việc
• Tiếp nhận văn bản chỉ đạo
• Tiếp nhận văn bản thông báo
• Báo cáo xử lý công việc
• Đóng góp ý kiến

2. Hỗ trợ lãnh đạo trong công tác điều hành

• Tiếp nhận tờ trình/báo cáo
• Phê duyệt tờ trình/đề xuất
• Cho ý kiến chỉ đạo

3. Hỗ trợ tổng hợp đánh giá công việc các phòng ban

• Tổng hợp kết quả công việc cá nhân
• Tổng hợp đánh giá công việc phòng ban

Và rất nhiều lợi ích đang chờ bạn khám phá. Bạn đã sẵn sàng?

Vui lòng tải về và dùng thử:

App Store

Google Play

Bạn cần tư vấn chi tiết hơn về tính năng và lợi ích của phần mềm quản lý công việc hiệu quả IBOM.O, ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Dấu hiệu cho thấy bạn đang thực sự cần đầu tư ngay phần mềm quản lý công việc trực tuyến:

• Khó đánh giá được năng suất, hiệu quả công việc của nhân viên.
• Không sát sao được tiến độ công việc của toàn công ty, phòng ban, nhân viên
• Khó phân tích, đánh giá khối lượng công việc được giao cho nhân viên đã phù hợp với năng lực, thời gian dành cho công việc hay chưa?
• Chưa nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên.
• Thiếu cơ sở để lên các chế độ đãi ngộ, khen thưởng.
• Chưa theo dõi và kiểm soát được tiến độ thực hiện của nhân viên hiệu quả.
• Các hệ thống báo cáo chưa ăn khớp với nhau.

Có rất nhiều công việc doanh nghiệp cần phải làm việc với dữ liệu. Vậy tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn đang cố gắng quản lý công việc với phương pháp quản lý truyền thống lỗi thời, cồng kềnh?

Phần mềm quản lý công việc hiệu quả - IBOM.O -  là công cụ hỗ trợ nhà quản lý doanh nghiệp có thể điều hành doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả dựa trên các công cụ số hóa dữ liệu và quy trình quản lý.

IBOM.O – Phần mềm quản lý công việc hiện đại, chuyên nghiệp

IBOM.O là phần mềm có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực, giúp nhà quản lý có thể:

• Số hóa toàn bộ các quy trình xử lý điều hành công việc của tất cả các đối tượng được quản lý trên hệ thống.

Tất cả các quy trình được số hóa nhằm giúp công tác quản trị doanh nghiệp được khoa học, minh bạch. Phòng ban, Nhân viên thực hiện biết được công việc cần làm và thực hiện để đạt được mục tiêu chung toàn doanh nghiệp.

• Quản lý tiến độ dự án và điều phối nguồn nhân lực hiệu quả.

Thông qua bảng tiến độ dự án, nhà quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu quả công việc và mức độ thành công của dự án bằng điểm số KPIs được thiết lập cho từng công việc của dự án. Qua đó nhà lãnh đạo sẽ có những phương án cụ thể nhằm điều chỉnh để đạt được kết quả mong muốn và có cơ sở để quyết định các chính sách thưởng/phạt chính xác cho từng nhân viên/phòng ban.

• Đánh giá tự động hiệu quả công việc của nhân viên/phòng ban

- Thiết lập hệ thống các tiêu chuẩn xếp loại cho công việc.

- Quản lý mục tiêu cho từng công việc. 

- Theo dõi năng suất thực hiện công việc.

- Tự động đánh giá kết quả hoàn thành trong tháng.

• Phân tích, giám sát được thời gian hoàn thành khối lượng công việc

Thông qua việc giao việc theo giờ công và phân loại công việc theo từng cấp độ. Phần mềm sẽ tự động tính được tải công việc của mỗi nhân viên. Đánh giá được chính xác nhân viên đang bị giao việc quá tải, phù hợp, giao ít việc. Từ đó nhà quản lý sẽ có hướng điều chỉnh lại công việc cho nhân viên và phòng ban được chuẩn hơn và khai thác được tối đa thời gian cũng như năng suất của nhân viên/phòng ban để thực hiện công việc được giao.

• Liên kết điểm số KPI với hệ thống để tính lương

Tích hợp chức năng đánh giá xếp loại hoàn thành công việc để nhà quản lý đánh giá được cấp phòng ban, nhân viên có đạt được chỉ tiêu đề ra hay không. Từ đó có cơ sở để trả lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác. 

Liên hệ ngay với đội ngũ Chuyên gia của IBOM để được tư vấn về công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu nhất.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN hoặc gọi điện qua Hotline: 024 37875018

Hầu hết các CEO/ Manager đều thấm thía 3 “nỗi đau” trong vấn đề quản trị doanh nghiệp. Một là không kiểm soát được luồng công việc. Hai là sự gián đoạn trong giao tiếp, trao đổi thông tin. Và ba là nỗi đau “thất thoát tri thức, chảy máu chất xám”.

Nhưng giờ đã khác, ở thời kì số hóa 4.0, việc sử dụng công nghệ là thiết yếu nếu muốn tiết kiệm thời gian, làm việc hiệu quả hơn và không bị tụt hậu. Với giải pháp từ công nghệ giúp số hóa và quản lý toàn bộ công việc trong doanh nghiệp trên phần mềm. Mọi nút thắt trước đây đều được tháo gỡ, việc quản lý của CEO/ Manager trở nên dễ thở hơn nhiều.

Những nhà quản lý áp dụng số hóa thành công đang vận hành công việc như thế nào trên phần mềm quản lý công việc IBOM.O

1.      Dễ dàng quản lý và kiểm soát theo 3 chiều công việc

-       Chiều từ trên xuống (quản lý giao việc cho nhân viên), từ dưới lên (yêu cầu, đề xuất của nhân viên) và theo chiều ngang giữa các bộ phận (quy trình liên phòng ban: Sale, Marketing, Nhân sự, Kế toán,...).

-       Thiết lập rõ ràng các quy trình: Các bước trong quy trình, nhân sự phụ trách từng bước, deadline khi nào, luồng phối hợp giữa các giai đoạn ra sao? Từ đó, nhân viên không còn quên việc, chủ động công việc, nắm rõ deadline, tăng hiệu suất làm việc.

-       Chuẩn hóa phương thức giao - nhận việc: tạo việc, giao việc, lên lịch công việc, bình luận cho từng công việc ngay trên phần mềm mà không cần phải sử dụng công cụ hỗ trợ khác.

-       -Hệ thống báo cáo tự động: Cập nhật real-time tình hình, tiến độ công việc theo dự án, phòng ban hoặc theo nhân sự. Đánh giá hiệu suất nhân viên công bằng, chính xác dựa trên dữ liệu báo cáo.

-    Kiểm soát tiến độ và nguồn lực tham dự theo dự án và theo phòng ban. 

2.      Số hóa và tăng tốc toàn bộ các quy trình phê duyệt trong nội bộ

-       Số hóa phê duyệt: linh động thiết lập quy tắc phê duyệt, người phê duyệt, người theo dõi, các trường thông tin cần thiết tại mỗi đề xuất theo chính sách công ty quy định.

- Hệ thống tự động nhắc nhở, phân loại đề xuất quan trọng, gửi thông báo đến các bên liên quan và người đề xuất.

Toàn bộ công việc, quy trình, thông tin, tri thức… trong doanh nghiệp đều được số hóa. Nhân viên làm việc hiệu quả hơn, CEO/ Manager ít tốn công hơn trong việc quản trị. Thực tế đã chứng minh, thời nay muốn tăng năng suất, tăng độ chính xác, doanh nghiệp muốn tăng trưởng nhanh thì đều cần tới sức mạnh từ công nghệ, chứ không thể chạy bằng “cơm” mãi được.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM phần mềm chuyển đổi số và nhận tư vấn miễn phí ngay nhé.

Phần mềm  quản lý công việc hiệu quả IBOM.O được xem là chìa khóa vàng cho nhà quản lý trong công tác lập kế hoạch và tiến độ công việc bởi:

• IBOM.O lập kế hoạch dự án theo dạng Gantt từ mục tiêu, nguồn lực, nguồn vốn và dự liệu trước các rủi ro có thể xảy ra trong thực hiện dự án.
• Quản lý chi tiết công việc theo dự án bao gồm: Tên công việc, thời gian thực hiện, người phụ trách, người phối hợp, nội dung công việc, % tiến độ, trạng thái (chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành, hủy bỏ) => tránh việc đổ lỗi, thoái thác trách nhiệm
• Dễ dàng thao tác nhóm công việc trực tiếp trên danh mục theo: Dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số ngày, trạng thái, ưu tiên, phân loại...
• Tự động đánh giá tiến độ dự án, hiển thị trực quan tiến độ công việc bằng màu sắc để cho biết các công việc đã chậm, có nguy cơ chậm tiến độ hay đảm bảo tiến độ.
• Cho phép ghi nhật ký, báo cáo chi tiết cho từng công việc từ đó tự động cảnh báo công việc chậm tiến độ để có kế hoạch xử lý kịp thời.
• IBOM.O hỗ trợ đa tiêu chí tìm kiếm công việc theo: Tên công việc, mã số, người dùng, trạng thái, phần trăm thực hiện…
• Người dùng có thể giao việc, trao đổi, thảo luận trên từng công việc để thực hiện đúng tiến độ tránh sự chồng chéo trong việc thực hiện công việc của dự án.

Phần mềm quản lý công việc hiệu quả IBOM.O sẽ là dấu hiệu mạnh mẽ tạo ra sự tăng trưởng liên tục cho các doanh nghiệp:

• Ứng dụng IBOM trong quản lý kế hoạch và tiến độ thực hiện dự án làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, giảm sự chồng chéo, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực.
• Thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao.
• Quản lý kế hoạch và tiến độ công việc là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao , đạt được mục tiêu đề ra.

IBOM.O có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp khi đã có kế hoạch và tiến độ thực hiện công việc rõ ràng => Làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi, đúng kế hoạch.

Nếu bạn là nhà quản lý dự án đang gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ công việc, hãy đọc ngay bài viết này. Tất cả những lợi ích, các phương pháp quản lý mà phần mềm quản lý công việc IBOM.O sẽ được đề cập một cách khoa học nhằm giúp bạn nhìn nhận chính xác tầm quan trọng của việc lập kế hoạch, quản lý tiến độ công việc để có thể chọn cho mình một phương pháp phù hợp.

Nhanh tay ĐĂNG KÝ TƯ VẤN để được hỗ trợ miễn phí!

Quý khách hàng có thể tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý công việc IBOM.O TẠI ĐÂY

• Khó khăn trong giao việc cho nhân viên
• Khó khăn trong việc theo dõi kế hoạch, tiến độ thực hiện công việc của nhân viên
• Dễ xảy ra trường hợp giao việc chồng chéo, báo cáo của nhân viên không đúng thực tế
• Tra cứu thông tin khó khăn với một khối lượng email và giấy tờ lớn
• Giảm năng suất, hiệu quả lao động
• Tốn kém thời gian, chi phí liên hệ,…
• Công tác quản lý luôn ở thế bị động

• Khi làm việc ngoài văn phòng sẽ bị thiếu thông tin để xử lý công việc
• Không quản lý được khối lượng công việc của mình
• Không quản lý được tiến độ hoàn thành của từng công việc
• Khối lượng email, giấy tờ khổng lồ khó tra cứu
• Bị động trong vấn đề báo cáo tiến độ thực hiện công việc, dễ lúng túng khi nhận điện thoại yêu cầu báo cáo từ cấp quản lý
• Giảm năng suất, hiệu quả lao động

• 1. IBOM.O tăng hiệu quả công việc gấp nhiều lần

• 2. Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc

• 3. Xây dựng và thực hiện kế hoạch công việc đúng quy trình

1. IBOM giúp làm việc hiệu quả và đảm bảo hoạt động công việc hàng ngày của bạn được sắp xếp hợp lý
2. Hoàn thành các deadline công việc nhanh chóng, hiệu quả, đúng thời gian
3. Sắp xếp rõ ràng những công việc cần ưu tiên

• IBOM thống kê công việc dạng biểu đồ theo trạng thái công việc, phân loại công việc cũng như thống kê số lượng công việc chi tiết
• Tích hợp quy trình xử lý của tất cả các đối tượng được quản lý, thông báo khi nhận việc, đến hạn và nhắc việc theo quy định được thiết lập trước. Phân giao công việc, báo cáo tiến độ và tính năng gia hạn thời gian
• Quản lý kế hoạch và tiến độ công việc theo dự án, tự động đánh giá tiến độ dự án và cảnh báo công việc chậm tiến độ
• Kiểm soát tiến độ và nguồn lực thực hiện công việc, cơ chế cảnh báo bằng màu sắc và lọc công việc theo tình trạng, trạng thái. Kiểm soát công việc theo nguồn lực.
• Phân tích, giám sát tải công việc của nhân viên, hỗ trợ giao việc theo giờ công và phân loại công việc, tự động tính tải công việc của từng người và tự động cảnh báo quá tải công việc.
• Tự động đánh giá kết quả hoàn thành trong tháng của nhân viên. Áp dụng tỷ lệ điểm quản lý và điểm trực tiếp thực hiện công việc cho từng người.

1. Giải pháp iBom.O điều hành và quản lý công việc tổng thể mọi nhân viên được phân công công việc, thời gian triển khai và tiến độ hoàn thành cụ thể.
2. Có thể kiểm soát mọi tiến độ hoạt động để đưa ra các phương án và cảnh báo nhắc nhở ngay trên phần mềm.
3. Các hoạt động công việc, dự án đều được triển khai xuyên suốt tiếp nối các giai đoạn liên tục giữa các bộ phận đơn vị, mà không cần can thiệp của giấy tờ hay văn bản chuyển giao truyền thống.
4. Phần mềm với tính năng tương tác sẽ tối ưu hóa sự phối hợp xử lý công việc giữa các phòng ban khác nhau, tạo nên một văn phòng điện tử hiện đại mang phong cách làm việc chuyên nghiệp trong toàn công ty.
5. Cảnh báo nhắc việc và trao đổi công việc trực quan trên phần mềm tạo sự chủ động cho nhân viên và nâng cao hiệu suất công việc gấp nhiều lần so với cách quản lý thông thường khác.
6. Tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, và giảm chi phí vận hành bộ máy văn phòng.

Giải pháp iBom.O được thiết kế dành cho các doanh nghiệp/tập đoàn với những tính quản lý hoàn toàn nổi trội

• Lập danh sách công việc
• Lập kế hoạch tháng/tuần 
• Báo cáo thực hiện kế hoạch tuần/tháng
• Đăng ký vắng mặt

• Danh sách công việc giúp lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng ban kiểm soát công việc của toàn công ty, của các phòng ban
• Lập kế hoạch phòng ban tuần/tháng sử dụng để lãnh đạo phòng lập kế hoạch tháng/tuần
• Báo cáo thực hiện kế hoạch phòng ban tuần/tháng sử dụng để ghi chép kết quả công việc đã thực hiện trong tuần/tháng
• Phiếu giao việc sử dụng để giao việc/yêu cầu

• Tin nhắn: iBom hỗ trợ gửi tin nhắn từ phần mềm đến Email, Yahoo, SMS
• Email: Gửi và nhận mail, ngoài ra email của iBom còn có các chức năng:
• Giao việc từ email
• Lưu email thành văn bản
• Lưu email vào hồ sơ công việc
• Lịch tài nguyên: cung cấp đầy đủ lịch sử dụng và điều
• Danh bạ: tra cứu thông tin của nhân viên công ty
• Tủ hồ sơ: Cho phép lập, chia sẻ và lưu trữ các văn bản, email, vụ việc, công việc vào hồ sơ

Giải pháp hàng đầu chúng tôi đưa ra và được nhiều doanh nghiệp quan tâm đó là việc sử dụng kỹ năng quản lý công việc qua các ứng dụng công nghệ

1. Đối với các nhân viên cứng đầu bạn không cần phải giám sát tỉ mỉ 24/24 nữa, sử dụng phần mềm quản lý nhân viên tất cả có thể được quản lý từ xa một cách hiệu quả.
2. Giao việc và theo dõi công việc ngay trên phần mềm tạo sự thoải mái cho cả nhân viên cũng như nhà quản lý
3. Sử dụng phần mềm để sắp xếp, quản lý và theo dõi công việc của nhân viên sẽ giúp tăng năng suất công việc, lợi nhuận và tiết kiệm thời gian.

1. Sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả giúp cho việc sắp xếp, quản lý và theo dõi công việc của từng phòng ban lẫn nhân viên dễ dàng, tăng năng suất và tiết kiệm thời gian.
2. Kỹ năng chia sẻ công việc trên phần mềm nhằm đảm bảo và kiểm soát tiến độ công việc thông qua tính năng giao việc, nhận việc và thực thi công việc
3. Kỹ năng tra cứu công việc, các sự kiện thông qua chức năng tìm kiếm hoặc phân quyền người dùng.
4. Ứng dụng phần mềm IBOM.OS nhà quản lý có thể nắm bắt, phán đoán được tình hình công việc và hiệu quả công việc thông qua các kế hoạch, báo cáo công việc của nhân viên để đưa ra các quyết định kịp thời.

Đã bao giờ bạn tự hỏi làm thế nào để phát huy khả năng quản lý công việc hiệu quả để nâng cao hiệu suất công việc chưa? Chắc hẳn rằng khi ứng dụng giải pháp phần mềm iBom.O bạn sẽ tìm được câu trả lời cho riêng mình đấy.

• Giải pháp iBom.O giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về nguồn nhân lực, vai trò của từng cá nhân, các phòng ban từ đó đưa ra các bước quản lý công việc theo quy trình => nhận báo cáo và đánh giá chất lượng công việc hiệu quả
• Tiết kiệm chi phí, thời gian cũng như nhân lực mà vẫn đảm bảo đúng tiến độ dự án. 
• Là công cụ hữu ích để các thành viên trao đổi công việc, tự lên kế hoạch công việc và các đánh giá cá nhân => Giúp kiểm soát hiệu quả các dự án và hạn chế tối đa sự lãng phí nguồn lực.
•  Quản lý hiệu quả các dự án của doanh nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý cho các dự án.

• Duy trì kết nối trực tiếp với nhân viên
• Đẩy mạnh công tác truyền thông trong doanh nghiệp
• Linh hoạt được thời gian làm việc
• Quản lý công việc từ xa hiệu quả