Quản lý công việc hiệu quả

Với việc quản lý công việc thủ công, chúng ta phải giải quyết vô vàn những công việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách, quản lý tài liệu, đặc biệt là gặp khó khăn trong việc quản trị con người. Quản lý công việc thủ công bằng phương pháp kiểm soát trực tiếp bằng cách áp đặt những mục tiêu công việc cho nhân viên, quản lý và theo dõi sát sao, tác động đến cảm xúc và thiếu thoải mái cho nhân viên. Người quản lý cũng mất nhiều thời gian và công sức cho việc quản lý đó. Cách quản lý này không tuân theo bất kỳ phương pháp hoặc phương pháp cố định nào mà hoàn toàn phụ thuộc vào sự hiểu biết và định hướng của nhà lãnh đạo.

Trái lại, Quản lý công việc bằng việc số hóa dữ liệu lên trên phần mềm quản lý công việc hiệu quả giúp thực thi các mục tiêu, nhiệm cụ công việc trên phần mềm, tạo ra sự chủ động và thoải mái giữa hai bên. Nhân viên thích thú với công việc hơn và tạo ra năng suất cao hơn.

Ứng dụng phần mềm quản lý công việc giúp vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp, hiện đại và khoa học. Các công cụ quản lý tự động hóa là được thiết lập sẵn, nhân viên được nhận những công việc do quản lý giao hoặc tự lập ra mục tiêu công việc để nhà quản trị xét duyệt, thực thi và báo cáo.

Phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ bạn 

• Lập kế hoạch giao việc nhanh chóng

• Thực thi và báo cáo công việc dễ dàng

• Kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả

• Đánh giá năng suất hiệu quả làm việc chính xác

• Quản lý việc phân bổ thời gian cho công việc hợp lý

• Cảnh báo nhắc việc trao đổi công việc trực quan

• Công cụ hỗ trợ tối ưu 24/24

Sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, tránh được những sai sót không đáng có. Bạn có nhu cầu tìm hiểu ứng dụng phần mềm quản lý công việc, hay tìm hiểu ngay phần mềm quản lý công việc IBOM.O bằng cách ĐĂNG KÝ nhé.

Dưới đây là 7 dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý của bạn đang gặp phải các vấn đề nghiêm trọng:

 1. Tỷ lệ nhân viên chán nản công việc hoặc nghỉ việc cao

 Có 4 lý do chính khiến năng suất làm việc của nhân viên suy giảm:

• Thiếu sự công nhận từ cấp trên và đồng nghiệp

• Thiếu định hướng đúng đắn để phát triển sự nghiệp

• Thiếu kỹ năng phát triển cá nhân

• Thiếu những những góp ý mang tính xây dựng

2. Quy trình nghiệp vụ hoàn hảo nhưng không triển khai hiệu quả

 Ban quản trị cấp cao đã nỗ lực rất nhiều để hình dung ra được các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh cho doanh nghiệp: từ quy trình thiết kế một mẫu quảng cáo, quy trình ban hành một văn bản mới, quy trình onboarding nhân viên mới, quy trình thủ tục nghỉ việc cho nhân viên,... Tuy nhiên, liệu nó có được triển khai đúng như cách ban quản trị tưởng tượng hay không?

Hiện có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc IBOM.O nhằm ứng dụng được toàn bộ quy trình quản lý thự tế lên trên phần mềm và số hóa mọi dữ liệu, đảm bảo:

• Quản lý mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp

• Phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban có liên quan

• Chuẩn hoá và tối ưu luồng trao đổi dữ liệu

• Dễ dàng thiết lập mọi loại quy trình

3. Không rõ ai là người chịu trách nhiệm

 Liệu nhân viên của bạn có biết ai là người đang chịu trách nhiệm quản lý hiệu quả công việc của họ không? Đó là bộ phận nhân sự, cấp trên, đồng nghiệp, hay chính bản thân họ? Thường thì chỉ có các cấp quản lý mới chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc, tuy nhiên phương thức truyền thống đó thường dẫn tới các quyết định chủ quan và lệch lạc.

4. Nhân viên thường xuyên không đạt KPI

 Trong trường hợp nhân viên liên tục không đạt chỉ tiêu đề ra, điều đó không đồng nghĩa với điểm đánh giá năng lực của họ mặc định ở mức yếu kém. Bởi cũng có thể là do quy trình thiết lập KPI chưa hiệu quả: Nhân viên không hiểu chính xác kỳ vọng của cấp trên - cấp trên không đánh giá đúng năng lực của nhân viên, từ đó gây ra chênh lệch giữa mục tiêu và kết quả thực tế.

5. Các phản hồi chủ quan, sai lệch

 Nếu quá trình xác định mục tiêu không tốt thì rất dễ đặt ra các mục tiêu không thể đo lường được. Trong trường hợp này, bạn và các quản lý cấp trung đều khó đưa ra được các đánh giá hiệu suất chính xác. Do đó, những phản hồi dành cho nhân viên không những không mang tính xây dựng, mà còn có thể đậm tính chủ quan và có sự sai lệch nghiêm trọng.

6. Nhà quản lý ngại thay đổi

 Quản trị hiệu suất không đơn thuần chỉ là làm đầy đủ các đầu việc được giao. Tuy nhiên một số nhà quản lý không muốn thẳng thắn đối diện với các vấn đề nảy sinh trong phạm vi do mình quản lý. Mặc dù nhân viên hay chính họ còn nhiều thiếu sót so với kỳ vọng nhưng họ vẫn chỉ tặc lưỡi cho qua, một mực nhanh chóng thực hiện cho xong quy trình.

Nếu muốn sở hữu một quy trình quản lý hiệu quả, đừng ngại đập tan những lỗi sai và xây lại bằng sự đúng đắn nhất.

7. Thiếu động lực phát triển cá nhân

 Một trong những điểm quan trọng của quy trình quản lý hiệu quả là hỗ trợ nhân viên phát triển bản thân. Việc nhân viên phát triển con đường nghề nghiệp cũng thiết yếu như việc công ty tiến gần hơn tới tầm nhìn trong tương lai.

Nếu nhân viên cảm thấy làm việc tại công ty khiến họ trì trệ đi, họ sẽ tìm kiếm các cơ hội tốt hơn. Chắc hẳn bạn không hề muốn đánh mất những cá nhân tài giỏi đó. Bởi vậy, hãy đề cao việc đảm bảo nhân viên luôn được phát triển và trau dồi bản thân như một trách nhiệm của nhà lãnh đạo.

Một quy trình quản lý hiệu suất kém hiệu quả có thể gây ra nhiều thiệt hại to lớn tới doanh nghiệp. Do đó, cả nhà lãnh đạo và các cấp quản lý cần thường xuyên để ý tới những 7 dấu hiệu sai lầm trên tại nơi làm việc để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa.

IBOM.O là phần mềm quản lý công việc 4.0 hàng đầu Việt Nam, được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực khác nhau. Hãy sử dụng IBOM.O để có thể số hóa mọi quy trình quản lý công việc tại doanh nghiệp.

Để nhận tư vấn và hỗ trợ demo giải pháp quản trị hiệu quả này, ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY.

Xin được giới thiệu tới các bạn Phần mềm quản lý công việc IBOM.O trên phiên bản di động. IBOM.O phiên bản mobile giúp cho các thành viên trong doanh nghiệp tăng khả năng tương tác, dễ dùng và rất thuận tiện để xử lý công việc vì chiếc điện thoại thông minh, nhỏ gọn lúc nào cũng sẵn sàng để tiếp nhận và xử lý công việc nhanh chóng, tức thời.

Đặc biệt với các doanh nghiệp có đặc thù các cá nhân, nhân viên thường xuyên phải đi công tác, thì việc ứng dụng quản lý công việc trên mobile của IBOM.O tỏ ra vô cùng thuận tiện.

Với IBOM.O bạn luôn có thể:

1. Hỗ trợ cá nhân quản lý công việc và văn bản

• Tiếp nhận công việc
• Tiếp nhận văn bản chỉ đạo
• Tiếp nhận văn bản thông báo
• Báo cáo xử lý công việc
• Đóng góp ý kiến

2. Hỗ trợ lãnh đạo trong công tác điều hành

• Tiếp nhận tờ trình/báo cáo
• Phê duyệt tờ trình/đề xuất
• Cho ý kiến chỉ đạo

3. Hỗ trợ tổng hợp đánh giá công việc các phòng ban

• Tổng hợp kết quả công việc cá nhân
• Tổng hợp đánh giá công việc phòng ban

Và rất nhiều lợi ích đang chờ bạn khám phá. Bạn đã sẵn sàng?

Vui lòng tải về và dùng thử:

App Store

Google Play

Bạn cần tư vấn chi tiết hơn về tính năng và lợi ích của phần mềm quản lý công việc hiệu quả IBOM.O, ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Dấu hiệu cho thấy bạn đang thực sự cần đầu tư ngay phần mềm quản lý công việc trực tuyến:

• Khó đánh giá được năng suất, hiệu quả công việc của nhân viên.
• Không sát sao được tiến độ công việc của toàn công ty, phòng ban, nhân viên
• Khó phân tích, đánh giá khối lượng công việc được giao cho nhân viên đã phù hợp với năng lực, thời gian dành cho công việc hay chưa?
• Chưa nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên.
• Thiếu cơ sở để lên các chế độ đãi ngộ, khen thưởng.
• Chưa theo dõi và kiểm soát được tiến độ thực hiện của nhân viên hiệu quả.
• Các hệ thống báo cáo chưa ăn khớp với nhau.

Có rất nhiều công việc doanh nghiệp cần phải làm việc với dữ liệu. Vậy tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn đang cố gắng quản lý công việc với phương pháp quản lý truyền thống lỗi thời, cồng kềnh?

Phần mềm quản lý công việc hiệu quả - IBOM.O -  là công cụ hỗ trợ nhà quản lý doanh nghiệp có thể điều hành doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả dựa trên các công cụ số hóa dữ liệu và quy trình quản lý.

IBOM.O – Phần mềm quản lý công việc hiện đại, chuyên nghiệp

IBOM.O là phần mềm có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực, giúp nhà quản lý có thể:

• Số hóa toàn bộ các quy trình xử lý điều hành công việc của tất cả các đối tượng được quản lý trên hệ thống.

Tất cả các quy trình được số hóa nhằm giúp công tác quản trị doanh nghiệp được khoa học, minh bạch. Phòng ban, Nhân viên thực hiện biết được công việc cần làm và thực hiện để đạt được mục tiêu chung toàn doanh nghiệp.

• Quản lý tiến độ dự án và điều phối nguồn nhân lực hiệu quả.

Thông qua bảng tiến độ dự án, nhà quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu quả công việc và mức độ thành công của dự án bằng điểm số KPIs được thiết lập cho từng công việc của dự án. Qua đó nhà lãnh đạo sẽ có những phương án cụ thể nhằm điều chỉnh để đạt được kết quả mong muốn và có cơ sở để quyết định các chính sách thưởng/phạt chính xác cho từng nhân viên/phòng ban.

• Đánh giá tự động hiệu quả công việc của nhân viên/phòng ban

- Thiết lập hệ thống các tiêu chuẩn xếp loại cho công việc.

- Quản lý mục tiêu cho từng công việc. 

- Theo dõi năng suất thực hiện công việc.

- Tự động đánh giá kết quả hoàn thành trong tháng.

• Phân tích, giám sát được thời gian hoàn thành khối lượng công việc

Thông qua việc giao việc theo giờ công và phân loại công việc theo từng cấp độ. Phần mềm sẽ tự động tính được tải công việc của mỗi nhân viên. Đánh giá được chính xác nhân viên đang bị giao việc quá tải, phù hợp, giao ít việc. Từ đó nhà quản lý sẽ có hướng điều chỉnh lại công việc cho nhân viên và phòng ban được chuẩn hơn và khai thác được tối đa thời gian cũng như năng suất của nhân viên/phòng ban để thực hiện công việc được giao.

• Liên kết điểm số KPI với hệ thống để tính lương

Tích hợp chức năng đánh giá xếp loại hoàn thành công việc để nhà quản lý đánh giá được cấp phòng ban, nhân viên có đạt được chỉ tiêu đề ra hay không. Từ đó có cơ sở để trả lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác. 

Liên hệ ngay với đội ngũ Chuyên gia của IBOM để được tư vấn về công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu nhất.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN hoặc gọi điện qua Hotline: 024 37875018

Hầu hết các CEO/ Manager đều thấm thía 3 “nỗi đau” trong vấn đề quản trị doanh nghiệp. Một là không kiểm soát được luồng công việc. Hai là sự gián đoạn trong giao tiếp, trao đổi thông tin. Và ba là nỗi đau “thất thoát tri thức, chảy máu chất xám”.

Nhưng giờ đã khác, ở thời kì số hóa 4.0, việc sử dụng công nghệ là thiết yếu nếu muốn tiết kiệm thời gian, làm việc hiệu quả hơn và không bị tụt hậu. Với giải pháp từ công nghệ giúp số hóa và quản lý toàn bộ công việc trong doanh nghiệp trên phần mềm. Mọi nút thắt trước đây đều được tháo gỡ, việc quản lý của CEO/ Manager trở nên dễ thở hơn nhiều.

Những nhà quản lý áp dụng số hóa thành công đang vận hành công việc như thế nào trên phần mềm quản lý công việc IBOM.O

1.      Dễ dàng quản lý và kiểm soát theo 3 chiều công việc

-       Chiều từ trên xuống (quản lý giao việc cho nhân viên), từ dưới lên (yêu cầu, đề xuất của nhân viên) và theo chiều ngang giữa các bộ phận (quy trình liên phòng ban: Sale, Marketing, Nhân sự, Kế toán,...).

-       Thiết lập rõ ràng các quy trình: Các bước trong quy trình, nhân sự phụ trách từng bước, deadline khi nào, luồng phối hợp giữa các giai đoạn ra sao? Từ đó, nhân viên không còn quên việc, chủ động công việc, nắm rõ deadline, tăng hiệu suất làm việc.

-       Chuẩn hóa phương thức giao - nhận việc: tạo việc, giao việc, lên lịch công việc, bình luận cho từng công việc ngay trên phần mềm mà không cần phải sử dụng công cụ hỗ trợ khác.

-       -Hệ thống báo cáo tự động: Cập nhật real-time tình hình, tiến độ công việc theo dự án, phòng ban hoặc theo nhân sự. Đánh giá hiệu suất nhân viên công bằng, chính xác dựa trên dữ liệu báo cáo.

-    Kiểm soát tiến độ và nguồn lực tham dự theo dự án và theo phòng ban. 

2.      Số hóa và tăng tốc toàn bộ các quy trình phê duyệt trong nội bộ

-       Số hóa phê duyệt: linh động thiết lập quy tắc phê duyệt, người phê duyệt, người theo dõi, các trường thông tin cần thiết tại mỗi đề xuất theo chính sách công ty quy định.

- Hệ thống tự động nhắc nhở, phân loại đề xuất quan trọng, gửi thông báo đến các bên liên quan và người đề xuất.

Toàn bộ công việc, quy trình, thông tin, tri thức… trong doanh nghiệp đều được số hóa. Nhân viên làm việc hiệu quả hơn, CEO/ Manager ít tốn công hơn trong việc quản trị. Thực tế đã chứng minh, thời nay muốn tăng năng suất, tăng độ chính xác, doanh nghiệp muốn tăng trưởng nhanh thì đều cần tới sức mạnh từ công nghệ, chứ không thể chạy bằng “cơm” mãi được.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM phần mềm chuyển đổi số và nhận tư vấn miễn phí ngay nhé.

Phần mềm  quản lý công việc hiệu quả IBOM.O được xem là chìa khóa vàng cho nhà quản lý trong công tác lập kế hoạch và tiến độ công việc bởi:

• IBOM.O lập kế hoạch dự án theo dạng Gantt từ mục tiêu, nguồn lực, nguồn vốn và dự liệu trước các rủi ro có thể xảy ra trong thực hiện dự án.
• Quản lý chi tiết công việc theo dự án bao gồm: Tên công việc, thời gian thực hiện, người phụ trách, người phối hợp, nội dung công việc, % tiến độ, trạng thái (chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành, hủy bỏ) => tránh việc đổ lỗi, thoái thác trách nhiệm
• Dễ dàng thao tác nhóm công việc trực tiếp trên danh mục theo: Dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số ngày, trạng thái, ưu tiên, phân loại...
• Tự động đánh giá tiến độ dự án, hiển thị trực quan tiến độ công việc bằng màu sắc để cho biết các công việc đã chậm, có nguy cơ chậm tiến độ hay đảm bảo tiến độ.
• Cho phép ghi nhật ký, báo cáo chi tiết cho từng công việc từ đó tự động cảnh báo công việc chậm tiến độ để có kế hoạch xử lý kịp thời.
• IBOM.O hỗ trợ đa tiêu chí tìm kiếm công việc theo: Tên công việc, mã số, người dùng, trạng thái, phần trăm thực hiện…
• Người dùng có thể giao việc, trao đổi, thảo luận trên từng công việc để thực hiện đúng tiến độ tránh sự chồng chéo trong việc thực hiện công việc của dự án.

Phần mềm quản lý công việc hiệu quả IBOM.O sẽ là dấu hiệu mạnh mẽ tạo ra sự tăng trưởng liên tục cho các doanh nghiệp:

• Ứng dụng IBOM trong quản lý kế hoạch và tiến độ thực hiện dự án làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, giảm sự chồng chéo, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực.
• Thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao.
• Quản lý kế hoạch và tiến độ công việc là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao , đạt được mục tiêu đề ra.

IBOM.O có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp khi đã có kế hoạch và tiến độ thực hiện công việc rõ ràng => Làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi, đúng kế hoạch.

Nếu bạn là nhà quản lý dự án đang gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ công việc, hãy đọc ngay bài viết này. Tất cả những lợi ích, các phương pháp quản lý mà phần mềm quản lý công việc IBOM.O sẽ được đề cập một cách khoa học nhằm giúp bạn nhìn nhận chính xác tầm quan trọng của việc lập kế hoạch, quản lý tiến độ công việc để có thể chọn cho mình một phương pháp phù hợp.

Nhanh tay ĐĂNG KÝ TƯ VẤN để được hỗ trợ miễn phí!

Quý khách hàng có thể tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý công việc IBOM.O TẠI ĐÂY