Các phương pháp bảo vệ thông tin khi nhân viên nghỉ việc

Thông tin là một tài sản quý báu, quan trọng và ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Nhân viên đến và đi là một việc bình thường tại doanh nghiệp.  Nhưng theo một nghiên cứu đã chỉ ra rằng:  một nửa số nhân viên khi lấy đi những dữ liệu bí mật của công ty khi thôi việc. Và 40% trong số họ có ý định sử dụng các dữ liệu đó cho công việc mới. Hoặc do họ cố ý hay không cố ý mà xoá sạch dữ liệu công tác cũng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.


Do đó việc phải bảo vệ dữ liệu của bạn cần phải được chú ý và làm thường xuyên kể cả thời điểm khi nhân viên đó vẫn đang làm việc tại công ty. Có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu của bạn tại doanh nghiệp, đưới đây là một số phương pháp chủ yếu:
1. Xác định rõ với nhân viên về quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong việc sử dụng thông tin doanh nghiệp
Ngay từ giai đoạn đầu mới bắt đầu vào làm việc, doanh nghiệp cần phải trao đổi thẳng thắn với nhân viên về việc sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân, công ty khi làm việc tại doanh nghiệp.  Cụ thể hơn nữa, doanh nghiệp cần đưa việc bảo mật thông tin khi rời khỏi doanh nghiệp ngay tại các điều khoản của hợp đồng lao động để nhân viên ý thức được trách nhiệm của mình trong việc sử dụng thông tin Công ty. Hãy cho nhân viên của bạn biết được những biện pháp xử lý cứng rắn của phía Công ty nếu nhân viên vi phạm trong việc bảo mật thông tin.
2. Quản lý chặt chẽ thông tin nhân viên khi nghỉ việc
Doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình chi tiết cho việc xử lý thông tin nhân viên khi có quyết định nghỉ việc. Tất cả các tài khoản như email,  đăng nhập vào hệ thống làm việc của doanh nghiệp,.. cần phải được khoá ngay lập tức , việc này sẽ đảm bảo, khi nhân viên rời khỏi công ty sẽ không sử dụng được các thông tin liên hệ mang nhân danh nhân viên doanh nghiệp để thực hiện các giao dịch, cũng như có thể nắm bắt được các thông tin nội bộ của doanh nghiệp để có thể trao đổi thông tin với các đối tượng bên ngoài.
3. Tạo môi trường làm việc vui vẻ
Đối tượng nhân viên có thái độ ác cảm, bất mãn với doanh nghiệp là người dễ đánh cắp thông tin hoặc phá huỷ thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp nhất. Ngay cả một nhân viên trung thành, hài lòng với công việc tại doanh nghiệp cũng có thể gây thất thoát dữ liệu do họ có thể sơ ý để lộ hoặc thiếu hiểu biết trong công tác bảo vệ thông tin. Vì vậy, để giảm thiểu tình trạng dữ liệu bị đánh cắp hoặc phá hỏng, doanh nghiệp cần xây dựng môi trường làm việc vui vẻ, thân thiện và tạo cho nhân viên cảm thấy đây như là ngôi nhà thứ 2 của mình là điều đáng quý nhất.
4. Ứng dụng phần mềm vào quản lý và hạn chế tối đa rủi ro với dữ liệu Doanh nghiệp
Phần mềm quản lý công việc hiệu quả iBom.O chính là một công cụ phần mềm hiệu quả trong việc quản lý và bảo vệ thông tin của doanh nghiệp. Một khi doanh nghiệp yêu cầu tất cả các nhân viên phải làm việc và trao đổi về công việc trên phần mềm thì mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được lưu giữ trên hệ thống iBom, mọi quá trình, thao tác xử lý về công việc đều được lưu vết và bất kỳ lúc nào nhà quản lý cũng có thể xem lại dữ liệu và tìm hiểu về trách nhiệm của từng dữ liệu công việc với các cá nhân liên quan. Hơn nữa, chỉ có nhân viên trong công ty được cấp tài khoản mới có thể truy cập vào hệ thống iBom, nên bất kỳ hành động gì có yếu tố phá hoại dữ liệu trên hệ thống thì người admin hoàn toàn có thể nắm bắt được và có thể xử lý một cách nhanh chóng, kịp thời vì dữ liệu trên iBom được backup thường xuyên trên hệ thống máy chủ, nên hạn chế được việc bị mất dữ liệu. iBom có khả năng phân quyền chặt chẽ theo chức vụ và quyền hạn công việc và có các cơ chế bảo vệ dữ liệu nên việc người dùng có thể yên tâm khi sử dụng hệ thống phần mềm iBom vào công tác quản lý. Nếu có nhân viên nghỉ việc, người quản trị hệ thống chỉ cần đóng tài khoản của nhân viên đó là họ sẽ không có quyền thao tác trên hệ thống iBom được nữa. Nếu bạn, muốn dùng thử phần mềm quản lý công việc iBom.O, hãy ĐĂNG KÝ  để có thể trải nghiệm tốt nhất về phần mềm hiệu quả này.

Các phương pháp đánh giá nhân sự phổ biến hiện nay

Tiếp nối nội dung về đánh giá năng lực nhân viên tại các doanh nghiệp hiện nay, trong bài này tôi sẽ chia sẻ về các phương pháp đánh giá nhân sự phổ biến được các doanh nghiệp thường ứng dụng hiện nay.
1. Phương pháp đánh giá theo bảng thang điểm

Theo phương pháp này, việc đánh giá năng lực nhân viên sẽ được thực hiện qua một bảng thang điểm với các tiêu chí đánh giá do người dựng bảng xây dựng. Dựa vào các tiêu chí đó người đánh giá sẽ đánh giá nhân sự qua cách cho điểm đánh giá hoặc cho xếp hạng đánh giá (xuất săc, giỏi, khá, trung bình, yếu).
2. Phương pháp đánh giá mô tả


Việc đánh giá được thông qua một bản báo cáo đánh giá của người đánh giá. Báo cáo được tập trung để mô tả những điểm mạnh, điểm yếu, thành tích một cách chi tiết của từng nhân viên và đề xuất những biện pháp để giải quyết những mặt còn tồn tại của nhân viên đó.
3. Phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu


Theo phương pháp này thành tích của nhân viên được đánh giá dựa trên mức độ đạt được mục tiêu công việc so với kế hoạch đề ra ban đầu. Mục tiêu này thường được người quản lý, hoặc nhân viên, hoặc có sự thông qua của cả quản lý và nhân viên để xây dựng nên. Việc đánh giá này chính là dựa trên hệ thống  KPI. Đây chính là phương pháp được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến hiện nay. Người quản lý có thể sử dụng công cụ hỗ trợ để xây dựng hệ thống KPI được chính xác thông qua phần mềm Điều hành doanh nghiệp trực tuyến iBom.O.
4. Phương pháp đánh giá quan sát hành vi
Phương pháp này được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi của nhân viên. Ứng dụng phương pháp này sẽ dựa vào 2 yếu tố:
- Số lần quan sát
- Tần số nhắc lại của hành vi
Thông qua 2 yếu tố trên, người quản lý sẽ đánh giá được tình hình thực hiện công việc của nhân viên.
Trên đây là một số phương pháp chủ đạo được các doanh nghiệp hay sử dụng. Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng. Việc lựa chọn sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào phong cách quản lý của người lãnh đạo để có thể vận dụng phương pháp đánh giá một cách phù hợp và hiệu quả nhất.

Mục đích của việc đánh giá năng lực nhân viên

Đánh giá năng lực nhân viên là một nhiệm vụ rất quan trọng không chỉ riêng cho phòng nhân sự mà đây còn là một vấn đề hóc búa cho người quản lý doanh nghiệp trong việc hoạch định nguồn nhân lực, quản lý công việc nhân viên hiệu quả và xây dưng kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy để đánh giá chính xác năng lực của nhân viên thì nhà quản lý cần phải hiểu rõ mục đích của việc đánh giá nhân viên là để làm gì?
- Giúp cho nhân viên thấy được năng lực của bản thân, những điểm còn yếu kém và tìm cách khắc phục.  dựa vào kết quả đánh giá nhân viên sẽ tiếp tục cố gắng để hoàn thiện kỹ năng trong công việc
- Giúp cho doanh nghiệp có dữ liệu phân tích về khả năng lực của nhân viên. Từ đó doanh nghiêp sẽ có những biện pháp để thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn thông qua các cơ chế khen thưởng, thăng chức của doanh nghiệp, hoặc nếu nhân viên không hoàn thành được mục tiêu công việc đề ra thì cũng sẽ có các biện pháp phạt để vừa tạo động lực cho nhân viên cố gắng vừa tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội sửa chữa.
- Giúp nhà quản lý có thông tin dự báo về chất lượng nguồn nhân sự trong tương lai, từ đó nhà quản lý sẽ có kế hoạch đào tạo và bỗi dưỡng chất lượng nguồn nhân sự cho phù hợp với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
- Giúp nhà quản trị có thể bố trí nhân sự đúng vị trí, khai thác và phát huy được khả năng của từng nhân viên, đồng thời giúp nhà lãnh đạo có thể phát hiện được những khả năng còn tiềm ẩn của nhân viên và giúp họ thể hiện và phát triển, hoàn thiện khả năng tiềm ẩn này.
- Phát triển mối quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên cấp dưới. Qua việc đánh giá này giúp hai bên sẽ hiểu rõ về nhau hơn và xây dựng mối quan hệ, tốt đẹp nếu việc đánh giá được thực hiện một cách công bằng và dân chủ.
Việc đánh giá năng lực nhân viên đã quan trọng như vậy, nhưng để hoạt động đánh giá diễn ra thành công thì phải phụ thuộc vào công cụ sẽ sử dụng. Mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng công cụ riêng để đánh giá nguồn lực nhân sự của mình. Ở bài viết tiếp theo, sẽ bàn về các phương pháp thường dùng trong việc đánh giá nhân sự tại các doanh nghiệp hiện nay.