Các phương pháp bảo vệ thông tin khi nhân viên nghỉ việc

Thông tin là một tài sản quý báu, quan trọng và ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Nhân viên đến và đi là một việc bình thường tại doanh nghiệp.  Nhưng theo một nghiên cứu đã chỉ ra rằng:  một nửa số nhân viên khi lấy đi những dữ liệu bí mật của công ty khi thôi việc. Và 40% trong số họ có ý định sử dụng các dữ liệu đó cho công việc mới. Hoặc do họ cố ý hay không cố ý mà xoá sạch dữ liệu công tác cũng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.


Do đó việc phải bảo vệ dữ liệu của bạn cần phải được chú ý và làm thường xuyên kể cả thời điểm khi nhân viên đó vẫn đang làm việc tại công ty. Có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu của bạn tại doanh nghiệp, đưới đây là một số phương pháp chủ yếu:
1. Xác định rõ với nhân viên về quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong việc sử dụng thông tin doanh nghiệp
Ngay từ giai đoạn đầu mới bắt đầu vào làm việc, doanh nghiệp cần phải trao đổi thẳng thắn với nhân viên về việc sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân, công ty khi làm việc tại doanh nghiệp.  Cụ thể hơn nữa, doanh nghiệp cần đưa việc bảo mật thông tin khi rời khỏi doanh nghiệp ngay tại các điều khoản của hợp đồng lao động để nhân viên ý thức được trách nhiệm của mình trong việc sử dụng thông tin Công ty. Hãy cho nhân viên của bạn biết được những biện pháp xử lý cứng rắn của phía Công ty nếu nhân viên vi phạm trong việc bảo mật thông tin.
2. Quản lý chặt chẽ thông tin nhân viên khi nghỉ việc
Doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình chi tiết cho việc xử lý thông tin nhân viên khi có quyết định nghỉ việc. Tất cả các tài khoản như email,  đăng nhập vào hệ thống làm việc của doanh nghiệp,.. cần phải được khoá ngay lập tức , việc này sẽ đảm bảo, khi nhân viên rời khỏi công ty sẽ không sử dụng được các thông tin liên hệ mang nhân danh nhân viên doanh nghiệp để thực hiện các giao dịch, cũng như có thể nắm bắt được các thông tin nội bộ của doanh nghiệp để có thể trao đổi thông tin với các đối tượng bên ngoài.
3. Tạo môi trường làm việc vui vẻ
Đối tượng nhân viên có thái độ ác cảm, bất mãn với doanh nghiệp là người dễ đánh cắp thông tin hoặc phá huỷ thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp nhất. Ngay cả một nhân viên trung thành, hài lòng với công việc tại doanh nghiệp cũng có thể gây thất thoát dữ liệu do họ có thể sơ ý để lộ hoặc thiếu hiểu biết trong công tác bảo vệ thông tin. Vì vậy, để giảm thiểu tình trạng dữ liệu bị đánh cắp hoặc phá hỏng, doanh nghiệp cần xây dựng môi trường làm việc vui vẻ, thân thiện và tạo cho nhân viên cảm thấy đây như là ngôi nhà thứ 2 của mình là điều đáng quý nhất.
4. Ứng dụng phần mềm vào quản lý và hạn chế tối đa rủi ro với dữ liệu Doanh nghiệp
Phần mềm quản lý công việc hiệu quả iBom.O chính là một công cụ phần mềm hiệu quả trong việc quản lý và bảo vệ thông tin của doanh nghiệp. Một khi doanh nghiệp yêu cầu tất cả các nhân viên phải làm việc và trao đổi về công việc trên phần mềm thì mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được lưu giữ trên hệ thống iBom, mọi quá trình, thao tác xử lý về công việc đều được lưu vết và bất kỳ lúc nào nhà quản lý cũng có thể xem lại dữ liệu và tìm hiểu về trách nhiệm của từng dữ liệu công việc với các cá nhân liên quan. Hơn nữa, chỉ có nhân viên trong công ty được cấp tài khoản mới có thể truy cập vào hệ thống iBom, nên bất kỳ hành động gì có yếu tố phá hoại dữ liệu trên hệ thống thì người admin hoàn toàn có thể nắm bắt được và có thể xử lý một cách nhanh chóng, kịp thời vì dữ liệu trên iBom được backup thường xuyên trên hệ thống máy chủ, nên hạn chế được việc bị mất dữ liệu. iBom có khả năng phân quyền chặt chẽ theo chức vụ và quyền hạn công việc và có các cơ chế bảo vệ dữ liệu nên việc người dùng có thể yên tâm khi sử dụng hệ thống phần mềm iBom vào công tác quản lý. Nếu có nhân viên nghỉ việc, người quản trị hệ thống chỉ cần đóng tài khoản của nhân viên đó là họ sẽ không có quyền thao tác trên hệ thống iBom được nữa. Nếu bạn, muốn dùng thử phần mềm quản lý công việc iBom.O, hãy ĐĂNG KÝ  để có thể trải nghiệm tốt nhất về phần mềm hiệu quả này.